Bewerbungsunterlagen

[engl. application documents], [AO, DIA], Bewerbungsunterlagen werden v. a. im Kontext der Besetzung eines Arbeitsplatzes in abhängiger Beschäftigung analysiert (Personalauswahl), sie spielen aber auch bei der Vergabe von Stipendien, Preisen und der Bewerbung um Ausbildungsgänge (Berufsausbildungs- und Studienplätze) eine Rolle. Im dt.sprachigen Raum gibt es kaum eine Position, die ohne die Berücksichtigung von Bewerbungsunterlagen besetzt wird, falls die Bewerber dem Unternehmen zuvor nicht bekannt waren. Ausnahmen sind allenfalls wenig komplexe berufliche Tätigkeiten (z. B. Servicepersonal; Kraftfahrer). Als Prototyp können Bewerbungsunterlagen., die als Reaktion auf eine konkrete Stellenanzeige übersandt wird, gelten. Varianten hierzu sind die (1) freie Bewerbung (die Unterlagen werden ohne Bezugnahme auf eine konkrete Position «blind» übersandt), die (2) Kurzbewerbung und die Hinterlegung von (3) Bewerbungsunterlagen bei einem Berater oder einer Jobbörse. Bewerbungsunterlagen bestehen üblicherweise aus einem Anschreiben, Lebenslauf, Schul- und Ausbildungszeugnissen, Weiterbildungszertifikaten und Arbeitszeugnissen. In einigen Fällen können Referenzen (oder die Namen potenzieller Referenzgeber) sowie Arbeitsproben hinzukommen. Lichtbilder werden noch oft beigefügt, dürfen aber aus rechtlichen Gründen von Arbeitgebern nicht eingefordert werden. In der dt.sprachigen Schweiz werden die Bewerbungsunterlagen als Dossier bez. Bewerbungsunterlagen entstehen üblicherweise ohne Aufsicht und sind daher für Verzerrungen anfällig, etwa durch Auslassungen oder verzerrte Selbstdarstellung eigener Eigenschaften und Fähigkeiten. In welchem Ausmaß Bestandteile von Bewerbungsunterlagen zurückgehalten oder gar gefälscht werden, ist allerdings kaum bekannt. Der Freiraum bei der Erstellung von Bewerbungsunterlagen kann dazu führen, dass den beteiligten Parteien nicht klar ist, was noch relevante Stimuli sind, etwa wenn über die Größe der Unterschrift, die Zahl mehr oder weniger relevanter Zertifikate oder die Position der Briefmarke auf dem Briefumschlag teilweise abenteuerliche Mutmaßungen angestellt werden. Bewerbungsunterlagen sind die Grundlage für den ersten Eindruck, der über Bewerber generiert wird. Untersuchungen zur Urteilsbildung (Urteilsbildung, Dimensionen) auf der Grundlage von Bewerbungsunterlagen werden teilweise mit hypothetischen Bewerbungsunterlagen, in seltenen Fällen aber auch mit realen Unterlagen durchgeführt (Machwirth et al., 1996). Bewerbungsunterlagen können aus versch. Perspektiven und unter Nutzung unterschiedlicher Arten von Evidenzen bewertet werden. (1) Inhalte von Bewerbungsratgebern; (2) Aussagen von Personen, die sich mit der Analyse von Bewerbungsunterlagen in der beruflichen Praxis auseinandersetzen (Personalspezialisten, Vorgesetzte); (3) systematische Untersuchungen, in denen Entscheidungsprozesse und -regeln rekonstruiert werden; (4) Untersuchungen zur Validität best. Merkmale; (5) rechtliche Rahmenbedingungen. Da es zw. diesen versch. Ebenen nur schwierig nachvollziehbare Wechselwirkungen gibt, existiert wenig generalisierbares Wissen. Bspw. enthalten Bewerbungsratgeber angeblich belegte Resultate über typische Beurteilungen von Unterlagen, die oft nicht mehr als eine Sammlung von Gerüchten und Fehlinterpretationen gesetzlicher Vorgaben sind, gleichwohl aber zu «regelhaftem» Verhalten von Bewerbern führen können, und so letztlich eine Scheinbestätigung erfahren. Bewerbungsunterlagen können u. a. nach Wahrheitsgehalt, Kohärenz, Vollständigkeit, Passung zur Stelle oder zum Unternehmen bewertet werden. Einige Unternehmen sind zur Vereinfachung der administrativen Abwicklung von Bewerbungen sogar dazu übergegangen, Bewerbern Hinweise für eine erfolgreiche Bewerbung zu geben. Nach Befragungsstudien werden für die Sichtung von Bewerbungsunterlagen 10 Min. (und nicht selten weniger Zeit) aufgewendet (Machwirth et al., 1996). Im Falle einer größeren Zahl von Bewerbungen dient die Sichtung der Bewerbungsunterlagen primär der Negativselektion, also dem Aussondern ungeeignet scheinender Bewerbungen bzw. Bewerber. V. a. mit Rücksicht auf die Zeitökonomie kommt hierbei formalen Aspekten in der Bewerbungsunterlagen ein starkes Gewicht zu (z. B. Fehlerfreiheit der Orthografie, Länge des Anschreibens, Vollständigkeit der Unterlagen).

Bewerbungsunterlagen sind eine Sammelbez. für eine Kombination von eignungsdiagnostisch relevanten oder jedenfalls potenziell relevanten Informationen über Bewerber (Moser, 2007). Sie können als eine Testbatterie bez. werden, die aber Besonderheiten aufweist. (1) Die enthaltenen Items sind oftmals nicht skalierbar (Skalierung, testtheoretisches Gütekriterium), und in vielen Fällen ist nicht einmal geklärt, was an den Bewerbungsunterlagen überhaupt noch als diagn. relevantes Item gezählt werden soll. Dies führt dazu, dass verschiedenste Komponenten nach Inhalt und Form ausgewertet werden können. (2) Die Integration der versch. Informationen ist in aller Regel «klinisch», also wenig strukturiert, und es wird üblicherweise kein Summenwert gebildet. Untersuchungen zur Validität von Bewerbungsunterlagen ist deshalb selten, weil es sich nicht um ein standardisiertes diagn. Verfahren handelt und oftmals kein abschließender, skalierbarer Wert vorliegt, der z. B. mit einem beruflichen Erfolgsmaß korreliert werden könnte. Die meisten Entscheider begnügen sich mit einer Klassifikation in zwei oder allenfalls drei Kategorien, z. B. «nicht geeignet», «evtl. geeignet», «evtl. geeignet und zu einem Gespräch einladen». Insofern es um die Vorauswahl (Screening) geht, ist dieser Verzicht auf Differenzierung naheliegend, er führt allerdings dazu, dass auch die nachträgliche Validierung des Ergebnisses der Sichtung von Bewerbungsunterlagen erschwert wird. Dieser vereinfachende Umgang mit Bewerbungsunterlagen ist nicht optimal, enthalten diese doch wertvolle diagn. Informationen wie Schulnoten, Zertifikate, Berufserfahrung, bisheriges Gehalt, Selbsteinschätzungen, Interessen, Referenzen (oder Adressen potenzieller Referenzgeber) und weitere biografische Informationen. Vor diesem Hintergrund dürfte die von Reilly & Chao (1982) genannte geringe Validität von Bewerbungsunterlagen von r = ,18 aus der unzulänglichen Gewichtung eigentlich valider Bestandteile, einer Neigung zu «ganzheitlichem» Urteilen sowie der Beeinflussung der Beurteiler durch irrelevante Merkmale zu erklären sein (Beurteilungsfehler).